Rellenas un formulario y no recibes nada. Ninguna confirmación. Ningún email. Ningún "hemos recibido tu envío". No tienes ni idea de si funcionó. Has enviado algo al vacío. Ahora envías otro formulario y recibes al instante un email: "Gracias. Hemos recibido tu mensaje." De repente te sientes tranquilo. Sabes que le llegó a alguien.
Esa diferencia, entre la confusión y la certeza, es lo que logra la automatización de emails. Este artículo explica cómo enviar emails de confirmación automáticos a los visitantes tras un envío, cómo avisar a tu equipo de los envíos nuevos y cómo usar el email para que más gente complete el formulario y confíe en ti.
Qué hace la automatización de emails de formularios
Automatizar los emails de un formulario significa configurar emails que se envían solos después de un envío. Hay dos tipos habituales:
Emails de confirmación al visitante: "Gracias por escribirnos. Hemos recibido tu mensaje y te responderemos en 24 horas."
Emails de notificación a tu equipo: "Nuevo envío del formulario de contacto de Jane Smith: jane@example.com. Mensaje: [detalles del envío]."
Ambos cumplen una función. Los de confirmación tranquilizan al visitante: algo ha pasado. Los de notificación avisan a tu equipo para que pueda responder.
Por qué los emails de confirmación importan más de lo que crees
Un email de confirmación hace dos cosas:
Demuestra al visitante que su envío funcionó. Sin él, no lo sabe. Eso provoca envíos duplicados, emails al soporte preguntando "¿recibisteis mi formulario?" y pérdida de confianza.
Marca expectativas. Un email de confirmación es tu oportunidad de decir cuánto tardarás en responder. "Te responderemos en 24 horas" es una promesa. Cúmplela. Si dices 24 horas y respondes en 2, el visitante queda encantado. Si dices 24 horas y tardas una semana, se frustra.
Tipos de emails de formularios
Emails de confirmación
Se envían justo después del envío del formulario. Deben ser breves y tranquilizadores. Incluye:
Un mensaje de agradecimiento. La confirmación de que recibiste su envío. Cuándo puede esperar una respuesta. (Opcional) Un resumen de lo que envió. (Opcional) Siguientes pasos o información útil.
Mantén el email corto. Uno o dos párrafos. La mayoría de la gente solo escanea los emails. Los emails de confirmación largos no se leen.
Emails de notificación a tu equipo
Se envían a tu equipo o a ti cuando llega un envío. Deben incluir toda la información relevante para que tu equipo sepa qué hacer:
El nombre, el email y el teléfono del visitante (si los pides). Lo que envió (si hay un campo de mensaje). Qué formulario usó (si tienes varios). Un enlace directo para ver el envío completo en tu herramienta de formularios.
Estos emails son de uso interno. Hazlos detallados. Tu equipo necesita toda la información para responder rápido.
Emails condicionales
Algunas herramientas de formularios permiten enviar emails distintos según el envío. Por ejemplo: si elige "Consulta de ventas", recibe un email de confirmación de ventas. Si elige "Soporte técnico", recibe uno de confirmación de soporte técnico.
Esta personalización hace que la experiencia resulte más relevante. Los visitantes sienten que se atiende su caso concreto y que no han recibido una respuesta automática genérica.
Cómo configurar la automatización de emails
En tu herramienta de formularios
La mayoría de las herramientas de formularios tienen la automatización de emails integrada. Entra en tu herramienta. Busca el formulario. Busca los ajustes de "Email" o "Automatizaciones". Deberías ver opciones para:
Enviar email de confirmación a quien envía el formulario. Enviar email de notificación a [tu dirección de email]. Personalizar el asunto y el mensaje del email.
Muchas herramientas tienen plantillas para que no tengas que escribir desde cero. Elige una plantilla, edítala para que encaje con tu marca y guarda.
Probar la automatización
Antes de activar la automatización, pruébala. Envía un formulario de prueba y comprueba si recibes el email de confirmación y el de notificación. Si alguno no llega:
Comprueba que la dirección de email sea correcta. Revisa tu carpeta de spam (a veces los emails automáticos van a spam). Revisa los ajustes de email de la herramienta para asegurarte de que la automatización está activada.
Problemas frecuentes de la automatización de emails
Los emails no se envían
La causa más común es que los ajustes de email de la herramienta estén desactivados o mal configurados. Vuelve al formulario y revisa los ajustes de automatización de emails. ¿Está activado el interruptor? ¿Es correcta la dirección del destinatario? ¿Hay un botón de prueba para enviar un email de prueba?
Los emails van a spam
Si tus emails de confirmación acaban en la carpeta de spam de los visitantes, es un problema de entregabilidad. La herramienta envía los emails, pero el proveedor de correo del destinatario piensa que pueden ser spam.
Para mejorar la entregabilidad, usa una dirección de remitente que coincida con tu dominio. Por ejemplo, si tu web es example.com, envía los emails de confirmación desde noreply@example.com, no desde una dirección genérica de no-reply. Que el dominio coincida da señal de legitimidad.
Los emails incluyen información sensible
Si tu formulario recoge contraseñas, datos de pago u otros datos sensibles, no los incluyas en los emails de notificación. Tu equipo no necesita ver contraseñas en claro. La herramienta debería no incluir los datos sensibles en el email, o enmascararlos automáticamente (por ejemplo, mostrar solo los últimos 4 dígitos de una tarjeta de crédito).
Buenas prácticas para los emails de confirmación
Indica un plazo de respuesta claro: di al visitante cuándo puede esperar respuesta. "Te responderemos en 24 horas" es mejor que no dar ningún plazo.
Hazlo personal: si tienes su nombre, úsalo. "Hola, Jane" suena mejor que "Hola".
Hazlo corto: tres o cuatro frases. Un email de confirmación no es el sitio para un discurso comercial.
Incluye una llamada a la acción si procede: si hay algo que deba hacer a continuación, díselo. "Si tienes preguntas, responde a este email."
Ponle tu marca: usa tu logo, tus colores y tu tono de voz para que parezca que viene de ti y no de una herramienta de formularios genérica.
Buenas prácticas para los emails de aviso al equipo
Incluye todo el contexto relevante: tu equipo no debería tener que entrar en la herramienta para ver los detalles. Pon la información del envío en el propio email.
Que se pueda escanear: usa saltos de línea y formato para que el email se lea de un vistazo.
Incluye un enlace de acción directa: añade un enlace para ver el envío completo en tu herramienta. Tu equipo debería llegar al sitio correcto con un solo clic.
No envíes demasiados: si tienes mucho volumen y mandas un email por cada envío, saturarás tu bandeja de entrada. En formularios de mucho volumen, plantéate un resumen diario ("estos son todos los envíos de hoy") en lugar de emails individuales.
Automatización avanzada: emails condicionales según las respuestas
Algunas herramientas permiten enviar emails distintos según lo que el visitante haya enviado. Si tu formulario tiene campos condicionales, puedes enviar emails condicionales.
Ejemplo: tu formulario pregunta "¿Qué producto te interesa?". Si elige "Producto A", le envías una confirmación sobre el Producto A. Si elige "Producto B", le envías otra confirmación sobre el Producto B.
Requiere algo más de configuración, pero hace la experiencia mucho más relevante para cada visitante.
Cómo gestiona WEMASY los emails de formularios
WEMASY envía automáticamente emails de confirmación a los visitantes cuando envían tu formulario. Puedes personalizar el asunto, el mensaje y la dirección de remitente. También puedes configurar emails de notificación para tu equipo, de modo que tu bandeja reciba avisos cuando lleguen envíos nuevos. Tanto los emails de confirmación como los de notificación se pueden personalizar o desactivar si no los quieres. WEMASY también admite emails condicionales, para que cada visitante reciba una confirmación distinta según lo que haya enviado.
Configura la automatización de emails en los ajustes de tu formulario de WEMASY o consulta la página de precios para ver qué funciones de email incluye tu plan.