Mira cualquier política de privacidad en internet y verás muros densos de jerga legal, estructuras de frases imposibles y palabras que ninguna persona normal usa al hablar. Te desplazas y te desplazas esperando algo en lenguaje llano. La mayoría de los visitantes se rinden y aceptan los términos sin leer una palabra porque no entienden lo que leen.
Pero esto es lo que realmente importa. Tus visitantes necesitan entender qué haces con sus datos. La ley te obliga a explicarlo. Una buena redacción (clara y directa) es lo que hace que la gente lea y entienda de verdad en lugar de hacer clic en "Acepto" sin saber qué acaba de aceptar.
Escribir políticas de privacidad y textos de consentimiento es un equilibrio entre la exactitud legal y la claridad real. Este artículo explica cómo estructurar la información de privacidad para cumplir los requisitos legales y seguir siendo accesible para personas reales.
Lo que aprenderás: cómo organizar una política de privacidad, cómo escribir casillas de consentimiento que cumplan los requisitos legales, cómo hacer claro el lenguaje legal sin perder exactitud y cómo mantener actualizada la información de privacidad.
La anatomía de una política de privacidad
Una política de privacidad completa debe incluir estas secciones:
Qué datos recogemos
Enumera las categorías de información que recoges de los formularios y otras fuentes. Sé específico.
Bien: "Recogemos: nombres, direcciones de email, números de teléfono, direcciones postales, nombres de empresa, cargos e información de cuenta de los formularios de contacto y los registros de cuenta."
Vago: "Recogemos información personal."
Menciona también los datos poco evidentes que recoges. Muchas políticas de privacidad olvidan mencionar los datos de estadísticas (direcciones IP, páginas visitadas, tiempo de permanencia) o las cookies. Cuentan como datos personales.
Por qué los recogemos (la base legal)
Explica el motivo de cada tipo de recogida de datos. El RGPD lo exige; la CCPA lo espera.
- "El email se recoge para poder responder a tu consulta"
- "El teléfono se recoge para contactarte sobre tu pedido"
- "El consentimiento de marketing se recoge para poder enviarte emails promocionales si decides recibirlos"
- "Los datos de estadísticas se recogen para ver cómo usan los visitantes nuestra web"
Asocia cada dato con un fin específico. No recojas datos con una razón vaga.
Cuánto tiempo los conservamos
Especifica los plazos de conservación. Distintos tipos de datos pueden tener distintos plazos.
Ejemplo:
- "Los envíos del formulario de contacto se conservan 6 meses salvo que nos pidas borrarlos"
- "Si compras con nosotros, conservamos los datos de tu pedido 7 años por motivos fiscales y legales, y después los borramos"
- "Si te das de baja de los emails de marketing, conservamos tu email indefinidamente en nuestra lista de no contactar para no volver a escribirte"
- "Los datos de estadísticas se conservan 14 meses y después se borran automáticamente"
Quién tiene acceso a tus datos
Dile a los visitantes quién puede ver su información:
- Tus empleados que la necesitan para hacer su trabajo
- Servicios de terceros (proveedor de email, procesador de pagos, plataforma de estadísticas)
- Si vendes o compartes datos con otras empresas
Si usas servicios de terceros, nómbralos y explica por qué.
Ejemplo: "Usamos [Email Service] para enviar emails de marketing. Tu dirección de email se guarda en su sistema, que está protegido por su política de privacidad."
Los derechos de tus visitantes
Explica qué opciones tiene la gente:
- Pueden darse de baja de los emails de marketing
- Pueden pedir una copia de sus datos
- Pueden pedirte que borres sus datos
- Pueden corregir información inexacta
Ofrece el mecanismo para cada derecho. Para darse de baja, incluye un enlace o una dirección de email. Para borrar datos, explica cómo se solicita.
Información de contacto
Incluye un email o una dirección donde los visitantes puedan contactarte con preguntas o solicitudes sobre privacidad.
Cómo escribir un lenguaje de consentimiento claro
Las casillas de consentimiento son donde los visitantes eligen cómo se usan sus datos. El lenguaje debe ser lo bastante claro para que alguien sin título de derecho entienda a qué acepta.
Mal lenguaje de consentimiento (vago, con jerga legal)
[ ] Consiento los términos y condiciones del tratamiento de datos [ ] Acuso recibo de la política de privacidad y acepto recibir comunicacionesSon vagos. Un visitante que los lee no sabe exactamente a qué acepta.
Buen lenguaje de consentimiento (específico, claro)
[ ] Acepto que podéis contactarme sobre mi consulta [ ] Quiero recibir emails de marketing sobre nuevos productosSon específicos y comprensibles. Un visitante sabe exactamente qué pasa si marca la casilla.
Reglas para el lenguaje de consentimiento
Usa la segunda persona ("tú"): "Acepto recibir emails" es claro. "Los titulares de los datos podrán consentir comunicaciones de marketing" no lo es.
Sé específico sobre la frecuencia o el fin: "Quiero recibir novedades mensuales de producto" es mejor que solo "Acepto emails de marketing". Da a la gente una idea de a qué se apunta.
Separa los asuntos: no combines varios fines en una sola casilla. "Acepto que me contactéis y que me añadáis a vuestra lista de correo" debería ser dos casillas separadas:
- [ ] Podéis contactarme sobre mi consulta
- [ ] Quiero que me añadáis a vuestra lista de correo
Empieza con casillas sin marcar: los visitantes deben elegir activamente consentir, no tener que desmarcar una casilla preseleccionada.
No uses dobles negaciones: MAL: "No me opongo a recibir emails." BIEN: "Acepto recibir emails." Las dobles negaciones confunden a la gente.
Información de privacidad en el propio formulario
La política de privacidad completa es importante, pero los visitantes suelen no leerla antes de enviar un formulario. Incluye un resumen breve en el propio formulario para que la gente sepa qué está pasando.
Ejemplo de aviso en un formulario:
"Recogemos tu nombre y tu email para responder a tu consulta. No te añadiremos a ninguna lista de correo salvo que nos lo pidas. Tus datos se guardan de forma segura y no se compartirán con terceros. Puedes pedir acceso a tus datos o su eliminación en cualquier momento. Lee nuestra política de privacidad completa."
Es breve, específico y cubre los puntos clave.
Distinto consentimiento para distintos casos de uso
Formularios de contacto
Se necesita un consentimiento mínimo. Necesitas su email y quizá su teléfono para responder. Normalmente basta una casilla:
[ ] Entiendo que me contactaréis para responder a esta consultaEsto no es pedir permiso; es confirmar que entienden lo que va a pasar.
Formularios de suscripción a newsletter
Necesitas consentimiento explícito para el marketing. Una o dos casillas:
[ ] Sí, quiero recibir vuestra newsletter semanal [ ] Sí, quiero recibir también ofertas promocionales (opcional)Pago en una tienda online
Necesitas consentimiento para la facturación, el envío y las comunicaciones del pedido. Opcional: consentimiento para marketing.
[ ] Acepto que la información de mi pedido se use para procesarlo y enviarlo [ ] Quiero recibir actualizaciones de envío e información del pedido (marcada por defecto, pueden desmarcarla) [ ] Quiero recibir emails promocionales sobre rebajas y nuevos productosRecogida de datos para estadísticas
Algunos países exigen consentimiento para el seguimiento de estadísticas. Inclúyelo cerca de tu aviso de estadísticas o en la política de privacidad:
[ ] Acepto el seguimiento estadístico para que podáis ver cómo uso vuestro sitioMantener actualizada tu política de privacidad
Tu política de privacidad no es un documento que se escribe una vez. Actualízala cuando:
- Cambies cómo recoges o usas datos
- Añadas nuevos servicios de terceros (como una nueva herramienta de estadísticas o un proveedor de email)
- Entren en vigor nuevas leyes que te afecten
- Sufras una brecha de datos
Cuando actualices tu política, avisa a los visitantes. Algunas normativas exigen pedir un nuevo consentimiento si haces cambios importantes.
Revisión legal de las políticas de privacidad
Una política de privacidad es un documento legal. Antes de publicar la tuya, haz que la revise un abogado especializado en derecho de la privacidad. El coste de una revisión compensa para evitar multas y problemas legales más adelante.
No necesitas escribir la política desde cero. Existen plantillas (consulta la web de la autoridad de protección de datos de tu país o habla con un abogado), pero deben adaptarse a tu negocio concreto y revisarse para comprobar su exactitud.
Qué hace WEMASY por las políticas de privacidad
Los formularios de WEMASY incluyen herramientas de gestión del consentimiento y documentación de privacidad. Puedes añadir avisos de privacidad directamente a tus formularios, gestionar casillas de consentimiento para distintos fines y registrar qué versión de tus términos de consentimiento aceptó cada visitante. WEMASY también ofrece recursos y plantillas para ayudarte a redactar documentación de privacidad que cumpla la ley.
Consulta las herramientas de privacidad y cumplimiento de tu plan en la página de precios.