¿Qué buscar en un plan de hosting de correo?

Checklist para elegir un plan de hosting de correo

Elegir proveedor es más fácil cuando sabes qué buscar en un plan de hosting de correo. Aquí tienes una checklist práctica con consejos para empresas y las funciones clave que todo negocio debería evaluar.

1. Dominio propio

Poder usar tu propio dominio es una de las funciones que debes priorizar. Cualquier guía fiable te dirá que el correo con dominio propio es imprescindible. Tu plan debe permitirte crear direcciones de correo con el dominio de tu empresa. El plan que te ofrezcan tiene que incluir correos con tu dominio.

Es una de las funciones básicas que debe ofrecer cualquier plataforma de hosting de correo. Asegúrate de que tu plan permite configurar tu dominio para crear correos con tu marca que generen confianza en tus clientes. Comprueba cuántas direcciones con tu dominio puedes crear en tu plan. Cuantas más, mejor para tu equipo.

2. Seguridad

La seguridad es uno de los aspectos más importantes al decidir qué buscar en un plan de hosting de correo. Tus correos contendrán información sensible: datos de pago, información de la empresa, datos de clientes y comunicaciones internas. Sin seguridad, tu marca puede sufrir fraudes, phishing y otras amenazas por correo. Estas son algunas protecciones que debe ofrecer tu plataforma.

• 2FA: La autenticación en dos pasos añade una capa extra de seguridad con una contraseña de un solo uso o una pregunta de seguridad.

• Protección contra spam: Los filtros de spam bloquean los correos no deseados y los posibles intentos de phishing.

• Cifrado: En los correos sensibles, el cifrado garantiza que solo el destinatario pueda leer tus mensajes.

3. Almacenamiento

Cuando tengas un correo de empresa, recibirás y enviarás un flujo constante de correos. A medida que tu negocio crezca, también crecerán tu bandeja de entrada y tu carpeta de enviados. La capacidad de almacenamiento es una de las funciones que más afectan al día a día. Necesitas una plataforma con buen espacio y la opción de clasificar los correos.

• Almacenamiento: Busca planes con mucho espacio para no tener que limpiar todo el rato.

• Opción de archivar: Asegúrate de poder archivar fácilmente los correos antiguos para que sigan accesibles cuando los necesites.

• Almacenamiento ampliable: A medida que tu negocio crece, quieres un plan que amplíe el espacio contigo.

4. Colaboración en equipo

Una guía completa de hosting de correo siempre incluye la colaboración como factor clave. Las herramientas de colaboración son de las funciones más útiles para equipos en crecimiento. Compartir tus credenciales de correo puede provocar una brecha de seguridad. Si tienes equipo, necesitas funciones que mantengan a todos coordinados. Elige una plataforma con colaboración en equipo para gestionar los accesos de tu equipo.

• Bandeja de entrada compartida: Elige una plataforma que permita a varias personas del equipo acceder y gestionar correos desde la misma bandeja, algo muy útil para atención al cliente o ventas.

• Correos por función: La plataforma debe permitirte nombrar tus direcciones a tu manera. Deberías poder tener correos como info, soporte, rrhh y más.

• Integración con el equipo: Sincronizar tu correo con calendarios y herramientas de tareas hace que programar y hacer seguimiento sea pan comido.

5. Atención al cliente

Al revisar qué buscar en un plan de hosting de correo, nunca ignores la atención al cliente. Cuando tienes tu cuenta en una plataforma de correo, puedes necesitar ayuda al principio o en cualquier momento. Elige un proveedor disponible 24/7. Si quieres una buena experiencia de soporte, asegúrate de que la plataforma ofrece lo siguiente.

• Ayuda 24/7: Nunca sabes cuándo puede surgir un problema, así que tener soporte a todas horas es esencial.

• Soporte por varios canales: Busca un proveedor con chat en directo, teléfono y correo.

• Sistema de tickets: Elige una plataforma que cree tickets y te informe con regularidad del estado de tu problema o consulta.

• Recursos útiles: No siempre puedes esperar a que te responda el equipo de soporte. Mira si la plataforma tiene buenos recursos y una base de conocimiento con artículos, preguntas frecuentes y soluciones a problemas, que te ahorran mucho tiempo.

6. Integración con herramientas

La integración es una de las funciones que más eficiencia aportan. Tu correo debe funcionar bien con las demás herramientas que usas a diario. Elige una plataforma que permita integrar varias herramientas o que ya incluya un sistema todo en uno para trabajar más fácil. Comprueba si las integraciones incluyen lo siguiente.

• Integración con CRM: Asegúrate de que tu correo funciona bien con tu CRM, o elige una plataforma que tenga su propio CRM.

• Integración de herramientas: Hay muchas herramientas de campañas y de analítica que necesitas conectar con tu correo. Asegúrate de que la plataforma lo permite.

• Integración con el calendario: Sincronizar tu correo con tu calendario es clave para programar reuniones y plazos.

• Integraciones para compartir archivos: Poder compartir archivos directamente desde tu correo con integraciones de una unidad o un espacio en la nube ahorra tiempo y facilita la colaboración.

7. Copias de seguridad

Cualquiera puede perder información o datos importantes en cualquier momento. También puede pasarle a tu correo, por un fallo, un error o una caída del sistema. Elige un sistema que te ayude a recuperar los correos importantes cuando lo necesites.

• Copias automáticas: Elige un proveedor que haga copias de tus correos con regularidad para que no pierdas nada importante.

• Opciones de restauración: Asegúrate de que el plan te permite restaurar fácilmente correos y carpetas antiguos si hace falta.

8. Precio

El precio es clave al elegir un proveedor de hosting de correo. Comparar precios te ayuda a ver qué planes ofrecen valor real y cuáles cobran demasiado por funciones básicas. No todos los planes caros ofrecen las mejores funciones. En el mercado hay proveedores honestos con precios justos y otros que cobran de más. Uno de los consejos más prácticos para empresas es comparar al menos tres proveedores lado a lado antes de decidirte. Busca lo siguiente en tu plan de precios.

• Precios transparentes: Asegúrate de saber exactamente qué pagas y de que no hay costes ocultos.

• Flexibilidad: Tus necesidades de correo pueden crecer, así que busca un plan que te permita ampliarlo sin complicaciones.

• Prueba gratis o demo: Te permite probar el servicio antes de comprometerte a largo plazo.

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Para saber más sobre cómo proteger tu correo, lee nuestro blog con consejos de almacenamiento y seguridad del correo. Para entender cómo el correo de empresa construye tu marca, consulta correo profesional frente a correo gratuito para tu marca. También puedes leer cómo crear una web que apoye los objetivos de tu negocio.

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