Tienes buenos datos. Los ingresos suben un veinte por ciento. El valor del cliente a lo largo del tiempo aumentó. La retención mejoró. Pero a tus interlocutores no les importa. Enterraste la historia en tablas. Números sin significado. Un informe consiste en contar la historia. Los datos son hechos. El informe es relato. Este artículo explica cómo informar bien de los datos y comunicarte con quienes dependen de ellos.
Conocer a tu audiencia y lo que necesita
Finanzas se fija en el ROI
Finanzas quiere saber si el dinero se gastó bien. El SEO costó cincuenta mil dólares y generó quinientos mil dólares de ingresos. El ROI es de diez veces. A Finanzas le gusta. Muestra el ROI. Muestra el plazo de recuperación. Finanzas habla el idioma del retorno de la inversión.
Marketing se fija en el tráfico y la conversión
Marketing quiere saber si las campañas funcionaron. El tráfico sube. La conversión sube. Se captaron clientes. A Marketing le gusta. Muestra el crecimiento del tráfico. Muestra la mejora de la conversión. Muestra el coste por cliente. Marketing habla el idioma del tráfico y la conversión.
Crear resúmenes ejecutivos
Una página cuenta toda la historia
Resumen ejecutivo: una página. Qué pasó. Por qué pasó. Qué pasa después. Números. Puntos destacados. Conclusiones clave. Una página y listo.
Conclusiones clave destacadas
Pon en negrita la conclusión más importante. Ingresos al alza del veinte por ciento. Ese es el titular. Los detalles van detrás, pero el titular va primero. Capta la atención y luego explica.
Presentar los datos de forma visual
Gráficos mejor que tablas
No enseñes nunca una tabla a un directivo. Una tabla de veinte números confunde. Un gráfico con la línea subiendo se entiende. Usa gráficos. Gráficos de líneas para tendencias. Gráficos de barras para comparar. Gráficos circulares para la composición.
Color y diseño para ganar claridad
Rojo para lo malo. Verde para lo bueno. Amarillo para vigilar. Los colores transmiten emoción. Diseña para que se entienda. Sin tipografías raras. Sin gráficos complejos. Un diseño simple y limpio. Que se entienda en cinco segundos.
Contar una historia con datos
Qué pasó, por qué y qué viene
Qué pasó: los ingresos subieron un veinte por ciento. Por qué: la campaña de verano impulsó las ventas. Qué viene: escalar la campaña, porque llega el pico de otoño. Crear inventario. Tres frases. Historia completa.
El contexto quita la confusión
Ingresos al alza del veinte por ciento. ¿Es bueno? Depende del contexto. El año pasado subieron un treinta por ciento. Este año, más despacio. Contexto: el crecimiento se frena. Eso es distinto de un crecimiento que se acelera. Añade contexto.
Comparar con periodos anteriores
Crecimiento mes a mes
Ingresos de este mes: ciento veinte mil. El mes pasado: cien mil. Crecimiento mes a mes del veinte por ciento. Muestra el impulso, si sube o baja.
Tendencias año a año
Este año en el mismo mes: ciento veinte mil. El año pasado en el mismo mes: cien mil. Crecimiento año a año del veinte por ciento. Muestra el crecimiento real, no la estacionalidad. Quita el efecto de la estacionalidad.
Contar las malas noticias en los informes
La transparencia genera confianza
Los ingresos bajan un diez por ciento este mes. No lo escondas. Cuéntalo. Quienes dependen del informe saben que algo va mal. Esconderlo daña la confianza. Contarlo con una explicación la genera. Los ingresos bajan por el lanzamiento de la competencia. Plan para responder el mes que viene.
Incluir contexto y próximos pasos
Un mal resultado sin explicación es un desastre. Un mal resultado con explicación y plan es manejable. Los ingresos bajan por un cambio del mercado. Pero la retención es estable. El valor del cliente a lo largo del tiempo sube. Contexto: perdemos clientes nuevos pero mantenemos a los actuales. Plan: ajustar la estrategia de captación.
Frecuencia y distribución de los informes
Ritmo semanal, mensual y trimestral
Informes semanales para negocios que se mueven rápido. Los cambios diarios necesitan revisión semanal. Informes mensuales para negocios normales. Trimestrales para negocios estables. Ajusta la frecuencia al ritmo del negocio.
Automatizar la creación de informes
Deja de crear informes a mano. Automatízalos. Configura un panel. Los informes se generan solos. Se envían solos a quien corresponda. Cada lunes por la mañana, los semanales. El primer lunes del mes, los mensuales. El primer día del trimestre, los trimestrales. La automatización ahorra tiempo.
Preguntas frecuentes
¿Deben los informes mostrar todos los datos o solo lo más destacado?
Solo lo más destacado. Informe ejecutivo: cinco conclusiones clave. Los datos de apoyo van después. El informe completo y detallado va a los analistas. Quien decide quiere titulares. Los analistas quieren detalles. Dos informes. Con el creador de webs de WEMASY puedes configurarlo directamente en tu web.
¿Cómo explicas los malos resultados sin que suenen a excusas?
Asume la responsabilidad. Reconoce el problema. Explica el contexto. Presenta la solución. Los ingresos bajan. Lo sabemos. El mercado cambió. Así estamos respondiendo. Responsabilidad sin excusas.
¿Y si los datos están incompletos o desordenados?
Reconócelo. No escondas los datos incompletos. Los datos de ingresos están incompletos porque un proveedor informó tarde. Efecto estimado. Informe completo la semana que viene. La transparencia importa más que la perfección.
¿Debe cada interlocutor recibir el mismo informe?
No. Finanzas recibe el informe financiero. Marketing recibe el de marketing. Operaciones recibe el operativo. La dirección recibe el resumen ejecutivo de todos. Cada interlocutor necesita informes distintos.
¿Cómo haces que los datos interesen a quien no es técnico?
Cuenta una historia. No muestres ecuaciones. Muestra el titular. Los ingresos suben un veinte por ciento. Eso interesa. Por qué suben interesa más. Lo que harás después interesa aún más. Los datos apoyan la historia, no al revés.
¿Cuándo debes actualizar los informes: a diario, cada semana, cada mes?
Ajústalo al ritmo del negocio. Si se mueve rápido: a diario. Si es normal: cada semana. Si es estable: cada mes. No informes de más. Demasiados informes crean ruido. Muy pocos crean ceguera. Encuentra el equilibrio.