Los impuestos sobre las ventas online son uno de esos temas que se evitan hasta que causan un problema. Configurar bien las reglas fiscales desde el principio lleva una fracción del tiempo que cuesta arreglar errores después. Este artículo explica qué es el impuesto sobre las ventas, cuándo tienes que cobrarlo y cómo configurarlo en tu tienda.
No es asesoramiento legal. Para las obligaciones propias de tu ubicación y tu situación, habla con un profesional fiscal. Lo que cubre este artículo es la base práctica que todo dueño de una tienda online nueva necesita entender.
¿Qué es el impuesto sobre las ventas en el ecommerce?
El impuesto sobre las ventas es un cargo que se añade a la venta de bienes y servicios y que el vendedor cobra en nombre del gobierno. La tasa varía según el país, la región y, a veces, el tipo de producto. En Estados Unidos se llama sales tax y varía según el estado. En Europa se llama IVA (impuesto sobre el valor añadido) y se aplica en toda la UE, aunque las tasas difieren según el país. En otras regiones recibe otros nombres: GST, HST o similares.
Para las tiendas online, el principio es el mismo sea cual sea el nombre. Si estás obligado a cobrar el impuesto, lo añades al pedido del comprador y luego lo pagas a la autoridad fiscal correspondiente de forma periódica.
No todos los productos tributan a la misma tasa. En muchas jurisdicciones, los bienes físicos tributan distinto a los productos digitales. Los alimentos, los medicamentos y la ropa infantil a veces tienen tasas reducidas o exenciones. Saber qué vendes y dónde están tus compradores es importante para acertar con las tasas.
¿Qué es el nexus y cuándo estás obligado a cobrar impuestos?
Nexus es el término para una conexión suficiente entre tu marca y una jurisdicción fiscal concreta. Donde tienes nexus, estás obligado a cobrar y a ingresar el impuesto sobre las ventas. Donde no, normalmente no lo estás.
La forma más evidente de nexus es la presencia física. Si operas desde un lugar de un país o estado, casi seguro tienes nexus allí. En las tiendas con sede en EE. UU., la mayoría de los estados también tienen lo que se llama nexus económico, que se activa cuando tus ventas en ese estado superan cierto umbral, normalmente 100.000 dólares de ingresos o 200 transacciones al año. Esto significa que, aunque no tengas presencia física en un estado, tener suficientes ventas allí puede crear la obligación de cobrar el impuesto.
Fuera de EE. UU., las reglas funcionan distinto, pero el concepto es parecido. Los vendedores de la UE deben cobrar el IVA según dónde está el comprador, no según dónde tiene su sede el vendedor. Cuando superas ciertos umbrales de ingresos vendiendo a países de la UE, puede que debas registrarte para el IVA en esos países o usar el sistema de ventanilla única (OSS) de la UE para simplificar las declaraciones.
La conclusión práctica es esta: como mínimo, entiende las reglas de tu país o región de origen. A medida que tu tienda crece y empiezas a vender a otras regiones en volúmenes importantes, revisa tus obligaciones con un profesional fiscal.
¿Cómo varían las tasas de impuestos según la ubicación?
Las tasas de impuestos pueden variar bastante según dónde esté tu comprador. En Estados Unidos, cada estado fija su propia tasa del impuesto sobre las ventas, y muchos estados permiten a los condados y ciudades añadir las suyas encima. Un producto vendido a un comprador de California puede llevar una tasa efectiva distinta según esté en Los Ángeles, en San Francisco o en una ciudad más pequeña.
En Europa, las tasas de IVA se fijan a nivel de país. Las tasas generales van del 17 % de Luxemburgo al 27 % de Hungría. La mayoría de los países también tienen tasas reducidas para categorías concretas de bienes.
Por eso la mayoría de los creadores de tiendas modernos incluyen funciones de automatización de impuestos. Calcular a mano la tasa correcta para cada ubicación no es realista. Las herramientas de automatización obtienen datos de tasas actualizados y aplican la tasa correcta según la dirección del comprador al pagar.
¿Qué diferencia hay entre precios con impuestos incluidos y sin impuestos?
Con precios con impuestos incluidos, el impuesto ya está dentro del precio mostrado. Un producto mostrado a 30 € le cuesta al comprador exactamente 30 € al pagar, con la parte del impuesto incluida en esa cifra. Es la práctica habitual en la mayoría de los países europeos y a menudo lo exigen las leyes de protección al consumidor.
Con precios sin impuestos, el impuesto se añade al precio mostrado al pagar. Un producto publicado a 25 dólares puede costarle al comprador 27,50 dólares tras aplicar una tasa del 10 %. Es la práctica habitual en Estados Unidos.
Qué modelo uses depende de dónde y a quién vendes. Si vendes sobre todo a consumidores en Europa, se esperan precios con impuestos incluidos. Si vendes sobre todo en EE. UU., lo normal es mostrarlos sin impuestos. Si vendes en ambos, tu creador de tiendas debería permitirte mostrar los precios de forma distinta según la ubicación del comprador.
El riesgo de equivocarte es la confusión del comprador al pagar. Un comprador que ve 25 dólares en la ficha del producto y 27,50 dólares al pagar se sorprende, aunque el impuesto sea legítimo. Deja claro en tus fichas de producto si el precio mostrado incluye impuestos.
¿Cómo configuras los ajustes de impuestos en tu tienda?
La mayoría de los creadores de tiendas gestionan la configuración de impuestos en tres pasos.
Primero, defines tus ubicaciones con nexus. Son las regiones donde estás obligado a cobrar impuestos. Normalmente introducirás la dirección registrada de tu negocio y cualquier estado o país adicional donde se apliquen tus obligaciones.
Segundo, fijas las tasas de impuestos. Muchos creadores de tiendas pueden obtener las tasas automáticamente según la ubicación. Si las tasas automáticas no están disponibles, las introduces a mano. Para cada jurisdicción en la que estés registrado, introduce la tasa correcta para tus categorías de producto.
Tercero, asignas categorías de impuestos a tus productos. Si todos tus productos tributan a la tasa general, este paso es sencillo. Si algunos productos tienen tasas reducidas o exenciones, debes marcarlos correctamente para que se aplique la tasa adecuada al pagar.
Una vez configurada, la tienda calcula y muestra el impuesto al pagar según la dirección del comprador. Comprueba que funciona haciendo un pedido de prueba desde una jurisdicción donde tengas nexus y confirmando que aparece la tasa correcta.
Para ver cómo encaja toda la configuración de tu tienda, lee nuestra guía sobre cómo montar una tienda online desde cero.
¿Cuáles son los errores fiscales más comunes de las tiendas online?
No cobrar el impuesto cuando es obligatorio es el error más grave. Crea una responsabilidad ante las autoridades fiscales que puede aflorar meses o años después, a menudo con sanciones e intereses añadidos. Si no estás seguro de tener una obligación, supón que sí la tienes y compruébalo, en lugar de suponer que no.
Cobrar una tasa equivocada también es habitual. Usar una única tasa fija para todas las jurisdicciones, o aplicar la tasa de un tipo de producto a otro distinto, da cobros incorrectos. Con el tiempo esto crea problemas de conciliación y posibles sanciones.
No llevar registros es un tercer problema. La mayoría de las autoridades fiscales exigen conservar registros de tus ventas, del impuesto cobrado y de tus declaraciones. Tu creador de tiendas debería generar estos datos automáticamente. Expórtalos con regularidad y guárdalos en un lugar fiable. Según tu jurisdicción, puede que tengas que conservar los registros de tres a siete años.
No actualizarse cuando cambian las reglas es otro fallo. Las tasas y los umbrales cambian. Una jurisdicción donde el año pasado no tenías que cobrar impuestos puede haber introducido un umbral de nexus económico que ahora te afecta. Revisa tus obligaciones al menos una vez al año, o cuando notes un crecimiento importante de las ventas en una región nueva.
¿Cuándo debes pedir asesoramiento fiscal profesional?
Debes hablar con un profesional fiscal antes de lanzar si piensas vender en varias regiones desde el primer día. También debes consultarlo si tu tienda crece hacia regiones nuevas donde antes no estabas registrado, si vendes productos digitales (que tienen reglas fiscales específicas en muchas jurisdicciones) o si recibes una notificación de una autoridad fiscal.
En las tiendas que solo venden dentro de un país y tienen tipos de producto previsibles, la configuración suele ser lo bastante sencilla como para hacerla tú mismo con la guía de la documentación de tu creador de tiendas. A medida que aumenta la complejidad, el asesoramiento profesional se paga solo.
Cómo WEMASY apoya la configuración de tus impuestos
El sistema de e-commerce de WEMASY incluye configuración de reglas fiscales, tasas según la ubicación y la posibilidad de asignar categorías de impuestos a cada producto. Puedes definir regiones con nexus, fijar precios con o sin impuestos por mercado y comprobar que el impuesto se aplica bien antes de publicar.
Mira qué incluye cada plan en los precios de WEMASY.
Lecturas relacionadas: ¿Qué es el e-commerce? y ¿Cómo funciona una tienda online?.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cobrar impuestos si solo vendo productos digitales?
Sí, en muchas jurisdicciones. Los productos digitales tributan en la mayoría de los países de la UE, en varios estados de EE. UU. y en un número creciente de otras regiones. Las reglas de los bienes digitales suelen ser distintas de las de los bienes físicos, y algunas jurisdicciones que eximen los bienes físicos siguen gravando los digitales. Si vendes productos digitales, consulta las reglas específicas de bienes digitales en cada región donde tengas compradores, no solo las reglas generales del impuesto sobre las ventas. Con el creador de webs de WEMASY, puedes configurarlo directamente en tu tienda.
¿Qué pasa si cobro una cantidad de impuestos equivocada?
Si cobras de más, puede que debas un reembolso a los compradores o que tengas que ingresar el exceso a la autoridad fiscal. Si cobras de menos, eres responsable de la diferencia, que sale de tu margen. En ambos casos, si el error persiste en muchas transacciones, puedes enfrentarte a sanciones en una inspección. La mayoría de los creadores de tiendas con herramientas automáticas de impuestos minimizan este riesgo al obtener tasas actualizadas, pero aun así debes verificar las tasas de tus categorías de producto concretas.
¿Con qué frecuencia debo declarar e ingresar los impuestos?
La frecuencia de declaración depende de tu jurisdicción y de tu volumen de ventas. En EE. UU., la mayoría de los estados exigen declaraciones mensuales, trimestrales o anuales según cuánto impuesto cobres. En la UE, las declaraciones del IVA suelen ser trimestrales o anuales. Tus documentos de registro o la web de la autoridad fiscal indicarán la frecuencia exigida. Una vez registrado, anota en el calendario tus fechas de declaración para no perderlas, ya que las declaraciones tardías suelen llevar sanciones automáticas.
¿Hay productos siempre exentos del impuesto sobre las ventas?
Las exenciones varían según la jurisdicción, pero algunas categorías aparecen en muchas regiones. En varios estados de EE. UU., los alimentos básicos, los medicamentos con receta y parte de la ropa infantil están exentos o reducidos. En la UE, algunos bienes tienen tasa cero o reducida en condiciones concretas. No puedes suponer que un producto está exento sin comprobar las reglas de cada jurisdicción donde tengas una obligación. El tipo de producto, el uso que le dé el comprador y su condición (consumidor o empresa) pueden afectar a si se aplica el impuesto.
¿Vender a través de un marketplace significa que no tengo que cobrar impuestos?
En algunos casos, sí. Muchos grandes marketplaces se han convertido en facilitadores, lo que significa que cobran e ingresan el impuesto en nombre de los vendedores en las ventas que cumplen los requisitos. Sin embargo, si también vendes a través de tu propia tienda, sigues siendo responsable de esas ventas. Y si vendes a través de un marketplace que no es facilitador, la obligación puede seguir recayendo en ti. No supongas que tu marketplace se encarga sin comprobar la política específica de la plataforma para tu jurisdicción.
¿Qué registros debo conservar a efectos fiscales?
Como mínimo, conserva registros de todas las transacciones de venta, del impuesto cobrado en cada una, de tus declaraciones fiscales y de los justificantes de ingreso. La mayoría de las autoridades fiscales exigen conservar los registros entre tres y siete años. Tu creador de tiendas debería generar informes a nivel de transacción que puedas exportar. Guarda esas exportaciones en un lugar separado de tu tienda, como una carpeta de almacenamiento en la nube, para que sigan accesibles aunque cambies de proveedor de tienda.