La mayoría de la gente rellena formularios en un navegador. Pero los desarrolladores integran formularios en aplicaciones a medida, apps móviles, sistemas embebidos y herramientas internas. Estos formularios no usan el creador de formularios de arrastrar y soltar. Usan APIs para enviar los datos directamente a tu plataforma de formularios.
Este artículo explica cómo funcionan las APIs de formularios, cuándo las necesitas y qué buscar en una plataforma de formularios con un buen acceso por API.
Qué es una API de formularios y por qué la usan los desarrolladores
Una API de formularios es una forma de que los desarrolladores envíen datos de formularios mediante código en lugar de hacerlo desde un formulario en el navegador. En vez de que alguien haga clic en un botón de "enviar" de un formulario web, un desarrollador escribe código que manda los datos directamente al sistema de formularios.
¿Cuándo se hace esto?
Al crear una aplicación a medida: estás creando tu propia app y quieres recoger datos de formularios usando tu herramienta de formularios como backend. Tu código llama a la API de formularios para enviarlos.
Al enviar formularios desde una app móvil: tienes una app móvil con un formulario. Cuando los usuarios lo envían, el código de la app llama a la API de formularios.
Al integrar datos de varias fuentes: recoges datos de varios sistemas y quieres que todos vayan a una sola plataforma de formularios. Tu código de integración usa la API de formularios.
Al hacer operaciones por lotes: tienes miles de registros que quieres importar. En lugar de introducirlos a mano, tu código usa la API de formularios para enviarlos mediante programación.
Cómo funcionan las APIs de formularios (sin necesidad de entender código)
Una API de formularios funciona así: tu aplicación tiene datos. Quiere enviarlos a la plataforma de formularios. Hace una llamada a la API (piensa en ella como un mensaje) que dice "aquí tienes unos datos, por favor guárdalos". La plataforma de formularios los recibe, los valida y los guarda igual que si alguien hubiera rellenado un formulario web y hecho clic en enviar.
La plataforma de formularios devuelve una respuesta que confirma que el envío se recibió y se guardó.
Para la plataforma de formularios, los datos de un envío por API son idénticos a los de un envío desde un formulario web. Ambos se tratan por igual.
Autenticación y seguridad de la API
Cuando tu código llama a una API de formularios, necesita demostrar que está autorizado. Esto se hace con la autenticación, normalmente una clave de API.
Una clave de API es como una contraseña para tu aplicación. La mantienes en secreto. Cuando tu código quiere enviar datos, incluye la clave de API. La plataforma de formularios comprueba la clave y dice "sí, esta aplicación está autorizada".
Nunca publiques tu clave de API en código público ni la compartas. Si alguien consigue tu clave, puede enviar datos de formularios en tu nombre (lo que puede ser un problema si usas los envíos para decisiones críticas del negocio).
Límites de uso: cuántas llamadas a la API se permiten
La mayoría de las plataformas de formularios limitan cuántas llamadas a la API puedes hacer. Esto evita abusos y protege el sistema.
Un límite típico puede ser "1.000 llamadas a la API por hora y por clave de API". Si tu aplicación hace más llamadas que el límite, las siguientes se rechazan hasta que se reinicie la hora.
Al elegir una plataforma de formularios, revisa los límites de uso de la API. Si necesitas hacer 10.000 envíos por hora, un límite de 1.000 llamadas por hora no te sirve. Pregunta a la plataforma por límites más altos u opciones para escalar.
Respuestas de la API y gestión de errores
Cuando tu código llama a la API de formularios, recibe una respuesta. Esa respuesta te dice si el envío tuvo éxito o falló.
Respuesta de éxito: HTTP 200 o 201. El envío se recibió y se guardó. Tu código puede continuar.
Respuesta de error: HTTP 400, 401, 500, etc. Algo salió mal. Tu código debe gestionar el error (reintentar, registrarlo, avisar a alguien).
Los buenos mensajes de error de una API te dicen qué falló. "Falta un campo obligatorio: email" es útil. "Error" sin más detalles no lo es.
Envíos por lotes mediante la API
A veces tienes que hacer varios envíos a la vez. Algunas APIs admiten operaciones por lotes: envías 100 envíos en una sola llamada a la API en lugar de hacer 100 llamadas por separado.
Los envíos por lotes son más eficientes. Reducen el número de llamadas a la API y terminan antes.
Comprueba si la API de tu plataforma de formularios admite envíos por lotes. Si necesitas importar grandes volúmenes de datos, esta función importa.
Notificaciones de webhook desde la perspectiva de la API
Cuando los datos llegan por API, puede que quieras notificaciones o acciones posteriores. Algunas plataformas de formularios envían notificaciones de webhook para los envíos por API igual que para los envíos de formularios web.
Esto significa que, si tu código envía por API, tus sistemas posteriores (CRM, correo, etc.) siguen recibiendo el aviso automáticamente.
Documentación de la API y experiencia del desarrollador
Una buena API de formularios tiene una documentación excelente. Explica cómo autenticarse, a qué endpoint llamar, qué formato de datos usar, qué errores puedes recibir, e incluye ejemplos de código.
Una mala documentación de la API hace la vida imposible al desarrollador. Si eliges una plataforma de formularios y necesitas acceso por API, lee primero su documentación. ¿Es clara? ¿Hay ejemplos? ¿La entiendes?
Cuándo usar la API y cuándo usar formularios web
Usa un formulario web cuando: quieres que los visitantes rellenen un formulario en su navegador. No necesitas código. La interfaz de arrastrar y soltar del creador de formularios es suficiente.
Usa una API cuando: eres desarrollador y creas una aplicación a medida. Necesitas enviar datos mediante programación. Integras varias fuentes de datos. Necesitas personalizar toda la experiencia de envío.
A menudo usas las dos. Una web tiene formularios web para los visitantes. Tu aplicación interna usa la API para los envíos programáticos.
Cómo admite WEMASY las APIs de formularios
WEMASY ofrece una API REST que permite a los desarrolladores enviar datos de formularios mediante programación. Te autenticas con una clave de API, envías los datos al endpoint y recibes la confirmación. Los envíos por API se tratan igual que los envíos de formularios web. Activan automatizaciones, se sincronizan con los sistemas integrados y aparecen en tu panel de WEMASY. Los límites de uso y el envío por lotes están disponibles según tu plan. Consulta la documentación de la API en tu cuenta de WEMASY o mira la página de precios para ver los detalles del acceso por API.