Una web de eventos es la fuente central de información para quien se plantea asistir a un evento. La fecha, el lugar, los ponentes, el programa y el proceso de inscripción están en un solo sitio, y los posibles asistentes tienen todo lo necesario para decidirse.
Todos los eventos compiten por la atención. Quien se entera de un congreso, un taller o una exposición tiene otras cosas que hacer con su tiempo y su dinero. La decisión de inscribirse suele depender de la rapidez y la claridad con que la web responde a lo que el posible asistente ya se está preguntando: qué es esto, merece la pena ir y cómo me apunto.
Una web de eventos bien hecha responde a las tres preguntas antes de que el visitante pase de la primera sección. Una mal hecha lo pierde por confusión o dudas antes de que llegue al botón de inscripción.
¿Qué es una web de eventos?
Una web de eventos es una web creada para un único evento o para una serie de eventos recurrentes. Su objetivo es presentar el evento con claridad, generar credibilidad y convertir a los visitantes interesados en asistentes inscritos. Es la fuente oficial de información para quien quiere saber qué es el evento, para quién es, dónde y cuándo se celebra y cómo asistir.
Las webs de eventos van desde sitios sencillos de una sola página para un taller local hasta sitios con varias secciones para grandes congresos con varias líneas temáticas, ponentes, patrocinadores y niveles de entradas. La complejidad crece con el evento, pero el trabajo de fondo es el mismo.
¿Quién usa webs de eventos?
Las webs de eventos las usa cualquier organización o persona que celebre un evento que requiera inscripción, compra de entradas o planificación previa por parte de los asistentes. Por ejemplo:
- Organizadores de congresos y cumbres que gestionan ponentes, sesiones e inscripciones
- Responsables de talleres y formaciones que necesitan un proceso de inscripción y pago
- Promotores de eventos musicales, artísticos y culturales que gestionan la venta de entradas y la información del evento
- Equipos de eventos corporativos que organizan eventos internos o externos con inscripción formal
- Organizaciones comunitarias y entidades sin ánimo de lucro que celebran cenas benéficas, exposiciones o encuentros anuales
Cualquier evento abierto a un público más amplio que una lista privada de invitados se beneficia de una web propia como fuente única de información.
¿Qué diferencia a una web de eventos de otras webs?
Una web de eventos trabaja con una presión de tiempo que la mayoría de las demás webs no tienen. Tiene una fecha límite fija: el día del evento. Todo en el sitio está orientado a que la gente se inscriba antes de esa fecha. Después del evento, la web se convierte en archivo o se reutiliza para la siguiente edición.
Esta urgencia marca las prioridades de diseño. Las fechas y los plazos deben destacar. La inscripción tiene que ser fluida. Las señales de credibilidad que reducen las dudas, como los perfiles de ponentes, los testimonios de ediciones anteriores y los logotipos de patrocinadores, deben verse de inmediato. Una web de eventos que esconde el enlace de inscripción o dificulta encontrar la fecha perderá a posibles asistentes que simplemente seguirán buscando.
¿Qué necesita una web de eventos para funcionar bien?
Datos claros del evento a primera vista
El nombre del evento, la fecha, el lugar y una descripción de una frase sobre a quién va dirigido deben verse sin hacer scroll. Un visitante que no entiende enseguida qué es el evento y cuándo se celebra no seguirá bajando para averiguarlo.
Un camino de inscripción destacado
La llamada a la acción para inscribirse debe aparecer pronto en la página, repetirse a medida que el visitante avanza y no estar nunca a más de un clic. Los precios anticipados, las plazas limitadas y los recordatorios de plazo crean urgencia y aceleran la decisión de inscribirse.
Información de ponentes y programa
En la mayoría de los eventos, los ponentes o el programa son el motivo para asistir. Los perfiles de ponentes con foto, una biografía breve y los títulos de sus sesiones dan a los posibles asistentes la seguridad de que el contenido valdrá la pena. Un programa, aunque sea provisional, ayuda a organizarse y reduce la incertidumbre que frena a algunos.
Prueba social de ediciones anteriores
Las fotos, los testimonios y las cifras de asistencia de eventos anteriores tranquilizan a quienes van por primera vez y les muestran que el evento cumple lo que promete. Es especialmente eficaz mostrar que los asistentes de antes volvieron en ediciones posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Es mejor crear una web nueva para cada edición o mantener una sola a lo largo de los años?
En un evento anual recurrente, lo mejor suele ser una sola web que se actualiza cada año. El dominio y la visibilidad en buscadores que haya ganado se mantienen. El contenido de ediciones pasadas sirve de prueba social para la siguiente. Una web totalmente nueva cada año empieza de cero en visibilidad y pierde la continuidad que construye un público fiel. En eventos únicos sin segunda edición prevista, funciona tanto un sitio independiente como una página dedicada dentro de una web existente. Con el creador de webs de WEMASY, puedes configurarlo directamente en tu web.
¿Con cuánta antelación debe publicarse la web de un evento?
Lo antes posible, idealmente entre seis y doce semanas antes del evento si los asistentes necesitan planificar bastante. Los viajes, el alojamiento y la agenda llevan tiempo. Una web de eventos que sale dos semanas antes de la fecha perderá a parte de su público potencial, simplemente porque la gente no puede reorganizarse con tan poco margen. Las páginas de anuncio anticipado, incluso antes de confirmar todos los detalles, permiten que los interesados se suscriban para recibir novedades antes de que abran las inscripciones.
¿Debe una web de eventos gestionar directamente la venta de entradas?
No necesariamente. Algunas webs de eventos enlazan a una plataforma externa de venta de entradas para la compra. Otras gestionan todo el proceso de inscripción y pago en el propio sitio. La mejor opción depende de la complejidad del evento y de las herramientas disponibles. Gestionarlo todo en la web del evento da a los organizadores más control sobre la experiencia y los datos de los asistentes. Usar una plataforma externa es más rápido de poner en marcha y evita tener que montar la infraestructura de pagos. Ambas opciones funcionan mientras el camino de la web a la inscripción sea corto y claro.
¿Cómo encuentran las webs de eventos quienes buscan eventos?
A través de búsquedas relacionadas con el tema, el lugar y las fechas del evento. Señales claras de ubicación en los títulos y el contenido, un sitio de carga rápida con certificado SSL y contenido estructurado y concreto sobre los datos del evento ayudan a que los buscadores muestren el sitio a quien lo busca.
¿Qué debe mostrar una web de eventos cuando el evento ya ha pasado?
Lo más destacado del evento: fotos, grabaciones, ideas clave y testimonios de asistentes. Este contenido cumple dos funciones. Da a quienes asistieron un lugar para revivir la experiencia y genera credibilidad para la próxima edición, al mostrar a los posibles asistentes lo que se perdieron. Una página que solo dice "este evento ya ha pasado" y nada más desperdicia la prueba social y la visibilidad en buscadores que el sitio ha ido ganando.
¿Puede una web de eventos gestionar la visibilidad de los patrocinadores?
Sí. Una sección de patrocinadores con logotipos y, si procede, enlaces a sus páginas es lo habitual en los eventos más grandes. Los patrocinadores suelen organizarse por niveles, con tamaños de logotipo y reglas de ubicación según el nivel, de modo que cada uno sabe qué incluye su inversión. El creador de webs de eventos de WEMASY da a los organizadores la estructura para presentar a los patrocinadores de forma profesional junto al resto del contenido del evento.